Teknik dalam Melakukan wawancara

Analisis Sistem Informasi – Teknik Wawancara

Ditulis pada 1 Januari 2010

3 Votes

Pokok bahasan materi Analisis Sistem Informasi ini meliputi:

• Pengertian Wawancara
• Kelebihan Teknik Waawancara
• Kekurangan Teknik wawancara.
• Pertanyaan Dalam Wawancara
• Struktur-struktur pertanyaan dalam Wawancara
• Persiapan Waawancara
• Melakukan Wawancara
• Tindak Lanjut Pewawancara

Wawancara (interview)

Pengertian Wawancara

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta (fact finding) dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah salah satu teknik pengumpulan data secara tatap muka langsung dimana pewawancara (interviewer) secara interaktif melakukan tanya jawab dengan orang yang diwawancarai (interviewee)

Kebaikan Wawancara

Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang yang diajukan.

• Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi yang berkembang.
• Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
• Pewawancara dapat menanyakan kegiatan –kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kejelekan Wawancara

• Membutuhkan waktu yang sangat lama, secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.
• Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
• Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misal dilokasi yang ribut dan ramai.
• Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

Pertanyaan yang digunakan untuk wawancara.

• Gunakan bahasa yang baik,sopan dan jelas.
• Jangan memasukkan pendapat pribadi anda sebagai bagian dari pertanyaan.
• Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit.
• Hindari pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai.
• Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik.
• Jangan menggunakan kata-kata “anda”, “kamu”,”saudara” bila maksudnyaadalah suatu grup dari orang-orang.

Persiapan Wawancara

• Mengatur pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai.
• Mengutarakan maksud dari wawancara.
• Mengatur waktu untuk wawancara supaya tidak mengganggukerja dari orang yang kita wawancarai.
• Membuat jadwal wawancara terlebih dahulu.
• Membuat suatu panduan wawancara (interview guide)supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar.

Melakukan Wawancara

• Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.
• Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.
• Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh oarang yang diwawancarai dari hasil wawancara.
• Pewawancara harus meninggalkan kesan “menginterogasi”
• Selama wawancara,pewawancara harus mendengarkan degan teliti, jangan banyak berbicara dibandingkan dengan mendengarkan.
• Menjaga suasana wawancara tetap santai tetapi terarah.
• Jangan memotong pembicaraan orang yang diwawancarai.
• Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang belum diungkapkan.
• Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar.
• Jangan menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti.
• Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara.
• Ucapkan terimakasih bila wawancara sudah selesai.

Jenis pertanyaan dalam wawancara

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:

Pertanyaan Terbuka ( Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.
Beberapa contoh pertanyaan terbuka:

• Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di perusahaan Anda ?
• Apa tujuan terpenting departemen Anda ?
• Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?
• Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?
• Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?

Pertanyaan Tertutup ( Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya
kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan.
Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.
Beberapa contoh pertanyaan tertutup:

• Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?
• Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?
• Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda ?
  • Formulir keluhan konsumen
  • Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website
  • Interaksi tatap muka dengan konsumen
  • Barang yang dikembalikan konsumen
• Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.
• Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan:

• Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi vendor ?
• Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?
• Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan dalam Wawancara

Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.
Contoh:

• Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?
• Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?
• Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ?
• Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingya akses internet ?

Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.
Contoh:

• Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?
• - Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?
• - Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?
• - Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

c) Struktur Berbentuk Wajik
Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian
menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada
kesimpulan yang sangat spesifik.

Tindak lanjut pewawancara

Pada saat waancara, pewawancara harus tanggap terhadap tingkah laku orang yang diwawancarai. Pewawancara harus dapat melakukan tindak lanjut terhadap tingkah laku yang dapat menggagalkan wawancara. Pedoman-pedoman yang dapat dilakukan oleh pewawancara untuk melakukan tindak lanjut terhadaptingkah laku dari orang yang ditindak lanjuti.

• Menunjukkan kalau menjawab pertanyaan dengan kra-kira atau menebak-nebak saja tanpa fakta.
  Setelah wawancara, validasi semua jawaban yang mencurigakan.
• Berusaha memberi jawaban hanya untuk memuaskan pewawancara tanpa dilandasi dengan fakta yang benar.
  Hindari pertanyaan yang dapat menjurus kejawaban yang seperti ini. Validasi jawaban-jawaban yang mencurigakan
• Menunjukkan jawaban yang tidak masuk akal.
  Dengan akrab, arahkan kembali jawaban kearah pokok permasalahan.
• Berhenti berbicara pada waktu pewawancara mulai menuliskan hasilnya di catatan.
  Dengan terpaksa jangan gunakan catatan.
• Terlihat tergesa-gesa dalam menjawab pertanyaan karena segera ingin mengakhiri wawancara.
  Usulkan menunda wawancara untuk diganti dengan hari yang lain.
• Memperlihatkan sikap puas terhadap keadaan sistem sekarang dan tidak menginginkan perubahan-perubahan.
  Motivasilah dengan menguraikan dan menjelaskan keadaan situasi yang ada dan cobalah beri pertanyaan-pertanyaan yang lebih terinci.
• Menunjukkan sikap yang tidak menyenangkan.
  Bersikaplah ramah, tunjukkanlah bahwa anda menghargai kesediaannya serta jelaskanlah sumbangan-sumbangannya atas hasil wawancara ini.
• Menunjukkan sikap menyimpan sesuatu data karena takut mengungkapnya.
  Jelaskanlah bahwa wawancara ini untuk perbaikan sistem yang ada dan yakinkanlah bahwa anda tidak akan memojokkannya.
• Menolak memberi jawaban tanpa alasan.
  Jangan memaksa terus tetapi meminta kesediaanya untuk membenarkan dengan mencari jawaban ditempat lain.
• Terlalu bersemangat dalam wawancara ini dengan melontarkan ide-ide yang muluk-muluk.
  Dengarkanlah dengan sabar dan jangan mengkritiknya dan jangan ikut terbawa secara emosional.

Pertanyaan Tinjauan

1. Sebutkan kelebihan dan kekurangan wawancara dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.
2. Bagaimanakah seharusnya analis sistem dalam membuat pertanyaan?
3. Apasajakah yang harus dipersiapkan dalam wawancara?
4. Apasajakah yang harus dilakukan dalam wawancara?
5. Bagaimanakah menindak lanjuti sikap dari yang diwawancarai?

Cara Membuat Flow chart yang benar

Analisis Sistem Informasi – Pedoman Membuat Flowchart

Ditulis pada 13 Januari 2010

 

 

 

 

 

 

11 Votes

Pada materi Analisis Sisitem Informasi (ASI) ini akan dibahas tentang :

• Pengertian/Definisi Flowchart
• Jenis-jenis Flowchart
• Bagan alir sistem (systems flowchart).
• Bagan alir dokumen (document flowchart).
• Bagan alir skematik (schematic flowchart)
• Bagan alir program (program flowchart)
• Bagan alir proses (process flowchart).
• Simbol-simbol flowchart
• Pedoman membuat Flowchart

Pengertian/Definisi Flowchart

Bagan alir  (flowchart) adalah bagan  (chart) yang menunjukkan alir  (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

Jenis-jenis Flowchart

Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:
1.  Bagan alir sistem (systems flowchart).
2.  Bagan alir dokumen (document flowchart).
3.  Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4.  Bagan alir program (program flowchart).
5.  Bagan alir proses (process flowchart).

System Flowchart

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Document Flowchart

Bagan alir dokumen  (document flowchart)  atau disebut juga bagan alir formulir  (form  flowchart)  atau  paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar  ini  memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

Program Flowchart

Bagan alir program  (program flowchart)  merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program  (program logic flowchart)  dan bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flowchart).  Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

Process Flowchart

Bagan alir proses  (process flowchart)  merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

Simbol/Notasi Flowchart

Dipakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program
Dibagi menjadi tiga kelompok :

Flow Direction Symbols

dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu   dengan symbol lainnya
Symbol Off-line Connector ( Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain)
Symbol Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam   lembar/halaman yang sama)
Processing symbols
Menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedur
Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer)
Symbol Manual Operation (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang  tidak dilakukanoleh komputer)
Symbol Decision (Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa   kemungkinan jawaban/aksi)
-
-
Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage)
Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program)
-
Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan)
-
Symbol Manual Input (Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard)
Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard)
Input-output symbols
menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.
Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)
Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)
-
Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)
-
Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)
Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)
Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas)

Pedoman Membuat Flowchart

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

Contoh-contoh Flowchart

Contoh Flowchart Program

Contoh Flowchart Program - Menentukan Bilangan Ganjil/Genap

Penggunaan predefined processes dapat digunakan untuk menyederhanakan flowchart system yang complex

Flowchar Sistem untuk predefined process yang diberi nama Check shipment untuk Flowchart diatas